TANGERANGNEWS.com-Dalam sebuah bisnis tentu kamu mengenal dengan istilah invoice, atau faktur tagihan atas sebuah pekerjaan atau pengiriman barang. Lantas apa saja sih unsur yang harus ada dalam membuat invoice, sehingga tagihan bisa langsung dibayar.

Faktur atau invoice adalah dokumen komersial yang berisi deskripsi atau catatan transaksi antara pembeli dan penjual. Jika barang dibeli secara kredit, faktur biasanya mencantumkan tanggal jatuh tempo, jangka waktu pembayaran, dan metode pembayaran yang disarankan. 

Jangka waktu pembayaran setiap perusahaan juga berbeda. Ada yang membayar setelah menerima barang, bisa bulanan dan ada juga yang setiap tiga bulan, sehingga harus menunggu waktu mendekati tanggal penagihan dengan mengirimkan invoice.

Namun jika mengalami keterlambatan pembayaran tentu akan berakibat munculnya masalah dan mengganggu sistem keuangan perusahaan. Pasalnya, tidak semua orang membayar tagihan tepat waktu, meski ada juga yang datang tepat waktu.

Maka untuk menghindari hal tersebut, penting untuk mengetahui proses penulisan invoice. Dilansir dari berbagai sumber, berikut tips untuk menulis invoice yang dapat dilakukan agar cepat dibayar:

1. Pastikan invoice pembayaran mudah dipahami 

Untuk memudahkan pelanggan kamu dalam melacak barang yang mereka pesan, kamu bisa menuliskan daftar barang secara detail mulai dari nama, ukuran, jenis, bahan dan semuanya. Dengan melakukan ini, pelanggan dapat mengecek invoice dan membayarnya segera. 

Selain itu, kamu juga harus menyantumkan logo perusahaan pada invoice. Logo ini tidak hanya akan memberikan profesionalisme, tetapi juga akan memudahkan pelanggan untuk mengenali invoice.

Sekarang, ada banyak template invoice online gratis yang bisa kamu gunakan, jika usaha kamu  belum mempunyai template invoice. 

2. Waktu pembayaran 

Langkah selanjutnya untuk membuat invoice yang efektif agar dapat membayar dengan cepat adalah dengan memasukkan periode pembayaran sesuai keinginan. Dengan kata lain, jika ingin pelanggan membayar tagihan mereka dalam waktu 30 hari, jangan buat faktur yang berumur 30 hari.

Kamu harus menulis jangka waktu selama 20 hari, tujuannya untuk menghindari keterlambatan pembayaran dari pelanggan, karena jika pembayaran dari pelanggan lebih dari 30 hari akan merusak bisnis. 

3. Metode pembayaran yang fleksibel 

Kemajuan teknologi saat ini menciptakan perbaikan dalam hal pembayaran. Kini sudah banyak aplikasi atau metode pembayaran dengan cara yang berbeda-beda, sehingga konsumen tidak perlu khawatir hanya dengan satu pilihan pembayaran saja. 

Metode pembayaran yang tawarkan kepada pelanggan juga mempengaruhi berapa lama waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk membayar tagihan mereka. Semakin banyak metode pembayaran yang ditawarkan, semakin sulit bagi pelanggan untuk menghindari pembayaran.

Oleh karena itu, tanggal penghentian akan ditunda. Ini berbeda jika kamu menawarkan beberapa opsi pembayaran. Pelanggan dapat membayar kapan saja dan di mana saja.

4. Kirim invoice ke orang yang tepat 

Terkadang saat mengirim invoice, kamu tidak memperhatikan kepada siapa invoice tersebut dikirim, sehingga tidak jarang mengirimkan invoice kepada orang yang salah. Jangan sampai terjadi, karena mungkin orang tersebut tidak akan merespon.

Misalnya, dia bukan orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah pembayaran, jadi dia lupa memberi tahu mereka.

Oleh karena itu, invoice kamu tidak akan langsung diproses. Jadi, pastikan menyerahkannya kepada akuntan atau orang lain yang bertanggung jawab.

Cara Membuat Invoice

Jika sebelumnya sudah tahu tips membuat invoice agar efektif dan cepat dibayar, maka sekarang kamu harus mengetahui bagaimana membuat invoice. Invoice sangat penting dalam bisnis. Jadi, ketika bekerja sebagai karyawan, kamu harus bisa mengeluarkan faktur setelah menyelesaikan transaksi keuangan. 

Ketika kamu adalah pemilik bisnis yang mapan, tentunya kamu akan terbiasa dengan faktur. Namun, bagi mereka yang baru memulai bisnis, mungkin tidak tahu cara membuat faktur yang benar. Untuk itu, mari pelajari lebih lanjut apa itu invoice dan manfaatnya serta cara mudah membuat invoice untuk bisnis. 

Dengan kata lain, invoice sangat penting untuk membantu kelangsungan bisnis yang kamu mulai. Banyak orang menganggap invoice sama dengan surat tagihan atau bukti pembayaran. Namun, imbalan dari bekerja jauh lebih besar dari itu. 

Saat mendirikan bisnis, kunci untuk menjalankan bisnis yang baik adalah perencanaan keuangan yang menyeluruh. Jika struktur keuangan usaha tidak baik maka akan berdampak negatif terhadap kemajuan usaha. 

Faktur adalah alat penting bagi bisnis kamu untuk menyimpan catatan keuangan yang akurat dan efisien. Tujuan utama dari invoice adalah sebagai alat pembayaran yang akan memberikan informasi lengkap tentang asal usul transaksi, nama dan jumlah invoice, serta tanggal terakhir pelanggan dapat membayar tagihan. 

Setelah menerima faktur, pelanggan dapat memeriksa kualitas produk yang dibeli untuk mengurangi keluhan di masa mendatang jika produk yang dibeli tidak sesuai dengan faktur. Selain itu, faktur juga merupakan dokumen penting untuk mencatat pengeluaran bisnis. 

Bagi kamu yang baru memulai bisnis, ada beberapa langkah tentang cara membuat invoice yang akurat sebagai berikut:

-Gunakan Internet 

Ada banyak Invoice online gratis di internet sekarang. Saat ini sudah banyak aplikasi atau platform online yang akan memudahkan kamu dalam membuat invoice. Gunakan sistem cloud atau pusat data yang akan lebih cepat dan lebih aman daripada faktur manual.

Selain itu, invoice bisnis kamu akan disimpan dengan aman di pusat data. Kamu juga dapat mengaksesnya kapan saja sehingga analisis keuangan yang tepat dapat dilakukan. 

-Buat template yang indah 

Untuk memudahkan bisnis, buat template faktur yang cantik dan profesional. Selain itu, pastikan pelanggan dapat membaca invoice yang kamu kirimkan dengan mudah dan tanpa kebingungan.

Saat membuat template yang menarik, perhatikan informasi penting yang perlu dimasukkan untuk template yang akan diedit. 

-Catat semua transaksi 

Simpan catatan bisnis yang akurat dan lengkap. Waktu juga akan menjadi penting untuk dokumen bisnis, jadi ada baiknya untuk memeriksanya secara teratur.

Kamu juga harus menyimpan semua dokumen dengan aman. Hal ini dilakukan untuk memudahkan jika nantinya pelanggan komplain. 

-Masukkan informasi yang diperlukan 

Seperti disebutkan di atas, salah satu hal terpenting dalam membuat faktur adalah bahwa itu harus mencakup semua informasi yang diperlukan.

Seperti nama dan logo perusahaan, nama dan informasi pelanggan, nomor invoice, deskripsi produk yang dibeli dan harga yang harus dibayar, dan terakhir, tanggal akhir atau akhir pembayaran. 

-Tulis nama invoice 

Kamu dapat menulis nama invoice di atas tengah dan menggunakan huruf kapital. Misalnya "INVOICE PEMBELIAN BENANG" Sementara itu, hal ini untuk memudahkan pembeli memahami bahwa yang kamu kirimkan adalah invoice jika memuat beberapa dokumen.

Dengan cara ini, pembeli dapat memprioritaskan pembayaran berdasarkan barang yang ditampilkan dalam faktur.

Itulah beberapa tips dan cara membuat invoice yang dapat kamu terapkan pada usaha kamu, sehingga faktur penaggihan bisa langsung direspon dan dibayar. Selamat mencoba!