TANGERANGNEWS.com-PANDEMI Covid-19 yang membuat sebagian besar perusahaan di Indonesia hingga di semua dunia banyak yang menerapkan kebijakan untuk WFH (Work From Home). Di kala pandemi ini menyebabkan perusahaan mengambil keputusan untuk karyawan untuk bekerja dari rumah saja (WFH) Kebijakan yang diambil alih perusahaan ini memerlukan adanya proses manajemen yang kuat untuk tetap memastikan birokrasi di dalam kantor dan juga operasional tetap lancar.

Dalam perkembangannya, tentu saja perusahaan harus untuk memantau dan juga tetap koordinasi bersama karyawan yang WFH. Dan karena karyawan sudah tidak bekerja di kantor, maka segala absensi terhitung dilakukan secara online. Dan perusahaan memerlukan absensi online agar tetap bisa memantau karyawannya dalam bekerja.

Jika umumnya absensi dilakukan secara manual, dalam WFH absensi mau tidak mau dilakukan secara online. Ini dikarenakan absensi semacam ini tidak berlaku untuk perusahaan yang menerapkan flexible working hour. Contoh pekerjaan yang menerapkan flexible working hour yaitu marketing dan sales. Dimana keduanya memiliki jobdesk untuk melakukan follow up ke tiap-tiap customer dan melakukan presentasi produk kepada klien mereka. Bahkan waktu ini sebagian programmer terhitung dituntut untuk menggerakkan flexible working hour. Sebelum membahas lebih lanjut mengenai absensi online, marilah ketahui terlebih dahulu jenis-jenis sistem absensi yang lazim digunakan di perusahaan.

Jenis-jenis absensi karyawan

1. Sistem absensi sidik jari (fingerprint)

Sistem absensi yang banyak digunakan oleh umumnya perusahaan adalah absensi sidik jari atau biasa dikenal dengan sebutan fingerprint. Absensi dilakukan dengan menempelkan sidik jari karyawan terhadap mesin absensi yang sudah tersedia di dalam kantor. Namun, kekurangan dari sistem ini adalah perlunya perekaman jari karyawan untuk mengidentifikasi fingerprint masing-masing karyawan.  

Dan kelebihan memakai absensi sidik jari ini adalah karyawan tidak bisa untuk menipu kedatangan dikarenakan setiap karyawan pasti mempunyai sidik jari yang berbeda-beda. Kekurangan jenis absensi ini adalah sulitnya lakukan rekam absensi seandainya jari karyawan di dalam suasana basah atau kotor, dan sering terjadi fingerprint tidak bisa mendeteksi sidik jari karyawan. Dan bila ini terjadi maka karyawan kudu memasukkan nomor karyawan terhadap mesin fingerprint tersebut.

2. Sistem absensi kartu

Jenis absensi yang ke-2 ini adalah dengan memakai kartu. Karyawan kudu mempunyai kartu akses untuk ditempel terhadap mesin absensi yang ada di kantor. Sayangnya jenis absensi ke-2 ini lebih rentan terjadinya kecurangan di dalam tunjukkan kehadiran. Bisa saja karyawan melakukan titip absen.

3. Sistem absensi biometrik

Sistem absensi biometrik merupakan sistem pengembangan dari absensi sidik jari/fingerprint. Sistem absensi biometrik ini memakai teknologi face recognition atau pengenalan wajah. Saat absen, muka karyawan dapat dicocokkan dengan database foto karyawan yang sudah terdaftar dalam sistem. Keuntungan dari jenis absensi biometrik ini adalah kurangi risiko terjadinya kecurangan karyawan.

4. Sistem absensi online

Sistem absensi kehadiran karyawan online ini merupakan cikal dapat absensi digital di era saat ini dengan teknologi yang udah tambah canggih. Apalagi kala ini banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan work from home. Cara memakai sistem absensi ini memadai mudah, karyawan memadai mengunduh aplikasi sistem absensi online, lalu masukkan username dan kata sandi yang sudah terdaftar. Setelah itu dapat ada deteksi muka dan juga aplikasi absensi online ini mempunyai kelebihan sanggup mendeteksi lokasi karyawan. Jadi, HR sanggup lebih gampang memantau karyawan dan lakukan rekap absensi karyawan yang work from home.

Apakah Absensi Online ini sangat diperlukan untuk perusahaan?

Dalam menerapkan sebuah kebijakan baru yang akan diterapkan di dalam sebuah perusahaan, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan terlebih dahulu. Termasuk ketentuan pakai proses absensi online di dalam perusahaan. Lalu, seberapa pentingkah absensi karyawan online bagi perusahaan? Simak Info lengkapnya selanjutnya ini.

1. Merekam Kedatangan karyawan

Sistem absensi karyawan bisa mendeteksi kehadiran karyawan dalam bekerja meskipun dilakukan dari rumah saja.

2. Digunakan sebagai indikator penggajian karyawan

Selain digunakan untuk mendeteksi kehadiran, aplikasi absensi online ini juga ikut andil dalam indikator penggajian dan bonus yang akan diterima oleh seorang karyawan. Ini dikarenakan waktu absensi yang akurat dan bisa menjadi ukuran seorang karyawan terlambat atau tidak. Karena kalau karyawan terlambat, gaji yang diterima juga akan berbeda dengan karyawan yang selalu ontime bekerja. Semua ini juga bisa terekam secara akurat.

3. Membantu manajemen cuti karyawan

Dengan aplikasi absensi online, HR sanggup mengetahui Kedatangan karyawan setiap hari, bulan, hingga tahunan. Hal ini termasuk cuti seorang karyawan, dan HR juga bisa mengecek apakah karyawan selanjutnya masih punya proporsi cuti atau telah mengambil alih cuti yang telah diberikan oleh perusahaan. Karena proses absensi punya fitur absensi yang telah terintegrasi bersama dengan pengajuan cuti karyawan. Hal ini dapat gampang bagi HR di dalam mengambil alih ketentuan berkaitan cuti kerja karyawan.

4. Data karyawan bisa tersajikan lebih rapi.

Dengan adanya sistem absensi yang terintegrasi, mempermudah HR didalam lakukan rekap database karyawan. Kemudian database ini dapat menunjang mereka didalam menghitung gaji tiap karyawan, cuti, bonus, BPJS, dan lainnya.

5. Mencegah kecurangan

Kecurangan sanggup saja terjadi, juga di dalam perihal absensi karyawan. Jika absensi tetap dikerjakan secara manual, dan suasana karyawan tidak masuk kantor, susah untuk mendeteksi apakah karyawan tersebut senantiasa bekerja atau tidak. Hal ini sanggup dihindari dengan adanya sistem absensi online, kecurangan sanggup dihindari dikarenakan sudah banyak perusahaan yang udah mengimplementasikan sistem absen berbasis biometrik.

Apa alasan perusahaan harus menggunakan sistem absensi karyawan online?

Ada banyak pilihan absensi karyawan yang sanggup diterapkan dalam suatu perusahaan, akan tetapi sejalan dengan kebutuhan perusahaan solusi memakai sistem absensi online jadi pilihan yang pas dengan sejumlah keuntungan yang sanggup dirasakan oleh karyawan dan juga perusahaan. Dan berikut ini adalah beberapa alasan mengapa perusahaan harus menggunakan sistem absensi karyawan online.

1. Sangat praktis

Menggunakan sistem absensi online, Karyawan tidak diharuskan untuk berkunjung ke kantor untuk absen. Karyawan dapat absen di rumah sesuai dengan kebijakan WFH. Karyawan hanya tinggal membuka smartphone dan absen di aplikasi yang telah dipilih perusahaan.

2. Data tersaji secara akurat

Model absensi online menunjang HR di dalam menyajikan database akurat, jadi dari knowledge nama karyawan, cuti karyawan, dan Kedatangan karyawan tiap-tiap harinya.

3. Terintegrasi dengan sistem penggajian

Kehadiran karyawan jadi aspek penting didalam sistem memastikan gaji karyawan. Karena mesin absensi online juga terintegrasi dengan sistem penggajian perusahaan. Hal ini juga menunjang memudahkan pekerjaan HR dikarenakan tidak harus merekap secara manual untuk penggajian.

4. Memotong anggaran operasional

Perusahaan tidak harus menyediakan mesin untuk absensi di kantor, ini dikarenakan absensi saat ini sudah dikerjakan secara online di masing-masing smartphone karyawan. Biaya pengadaan mesin juga begitu memboroskan pengeluaran perusahaan, jadi lebih efisien kalau memakai aplikasi absensi online.

Fitur apa saja yang sanggup didapatkan dari sistem absensi Kedatangan karyawan online?

1. Executive dashboard

Tersedia laporan Kedatangan karyawan secara komprehensif yang sanggup jadi bahan ketetapan di dalam sistem penggajian dan penilaian performa karyawan.

2. Penggajian

Fitur penggajian dapat menampilkan besaran gaji, bonus, tunjangan untuk karyawan. Dalam menghitung seluruh gajinya juga dikerjakan secara otomatis dikarenakan sistem absensi sudah terintegrasi juga dengan sistem payroll.

3. Data karyawan

Data karyawan dapat otomatis ada di executive dashboard sistem absensi Kedatangan karyawan online. Contohnya layaknya nama, foto, nomor pribadi, tanggal lahir, dan nomor induk karyawan lainnya.

4. Pantauan lokasi GPS

Yang membawa dampak aplikasi absensi ini benar-benar memukau adalah ada pantauan lokasi lewat GPS, fitur ini memudahkan HR di dalam memantau keberadaan karyawannya kala bekerja. Dan fitur di dalam memantau GPS ini juga berlaku bagi perusahaan yang terlebih menerapkan kebijakan WFH (Work From Home) untuk memantau keberadaan karyawannya.

5. Kehadiran

Fitur didalam aplikasi absensi online yang memudahkan karyawan ketika absen adalah, karyawan cuma tinggal login memakai username dan kata sandi mereka. untuk lantas lakukan deteksi muka untuk memverifikasi keaslian identitas karyawan dan menjauhi kecurangan.

6. Jatah cuti

Pegawai sanggup memeriksa pembagian cuti mereka dan sanggup lakukan pengajuan cuti lewat aplikasi tanpa kudu ribet membawa dampak surat pengajuan cuti.

Persiapan apa saja yang kudu dikerjakan perusahaan sebelum memakai sistem absensi Kedatangan karyawan online?

1. Jaringan internet yang memadai

Hal pertama yang pasti kudu dipersiapkan oleh perusahaan adalah jaringan internet yang kuat. Selain itu karyawan juga perlu koneksi internet yang stabil di smartphone nya untuk sanggup menggerakkan sistem absensi karyawan online.

2. Kebijakan perusahaan yang mendukung

Sebelum memastikan untuk menggunakan sistem absensi online, maka perusahaan sebelumnya sudah menyiapkan kebijakan yang mendukung. Misalnya berapa hari jam kerja karyawan sepanjang WFH, jam masuk, jam keluar, dan juga perhitungan bonus dan gaji karyawan. Setelah itu sistem absensi online ini dapat mengatur kebijakan yang disita perusahaan.

3. Akun spesifik perusahaan

Siapkan akun spesifik bagi perusahaan di aplikasi absensi online, username dan kata sandi admin untuk mempermudah akses dan pengamanan data.

4. Sosialisasi kebijakan kepada pegawai

Setelah kebijakan diputuskan dan aplikasi absensi siap digunakan, jangan lupa untuk Tim HR untuk melakukan sosialisasi kepada karyawan. HR bisa memberikan pengarahan mengenai penggunaan sistem absensi online ini.

5. Dana untuk implementasi

Sebelum mengimplementasikan sistem absensi online ini, jangan lupa untuk menyiapkan dana implementasi awal dan biaya kustomisasi sesuai dengan kepentingan perusahaan, dan juga biaya perbaikan dan perawatan juga terhadap sistem absensi online karyawan.

Rekomendasi: Sistem absensi karyawan online Talenta by Mekari

Sistem absensi karyawan online merupakan terobosan baru didalam memulihkan sistem absensi karyawan. Selain sanggup menghimpit biaya operasional, aplikasi absensi online ini juga sanggup mempermudah kerja HR didalam lakukan perhitungan Kedatangan sampai gaji karyawan secara otomatis dan akurat.

Talenta by Mekari terlalu mungkin sistem absensi online kala WFH. Itu berarti pengelolaan Kedatangan karyawan tidak kembali terbatas terhadap infrastruktur fisik perusahaan, menambahkan fleksibilitas yang lebih baik tanpa kurangi mutu layanan.

Talenta sebagai platform HRIS yang lengkap sanggup menjawab tantangan-tantangan pengelolaan Kedatangan karyawan lebih-lebih di berbagai suasana dan berbagai jenis industri. Nah, tertarik untuk coba Talenta? Yuk buruan download aplikasinya dan gunakan di perusahaanmu!